Síðastliðið sumar kynnti Microsoft nýja útgáfu af Forms til leiks, Forms Pro. Stærsti eiginleiki Forms Pro er samþætting við Microsoft Power Platform, sem auðveldar dreifingu og greiningu kannana.
Microsoft Forms, einfaldari útgáfan, hefur verið hluti af Office 365 síðan 2016 og gert notendum kleift að búa til kannanir og próf. Með tólinu er hægt að safna saman svörum í Excel og greina þau, bæði frá notendum innan fyrirtækisins eða gesta sem svara.
Með tilkomu Forms Pro er hægt að greina svör með mun meiri nákvæmni en áður. Tenging við Power BI bíður upp á skýrslur og mælaborð sem gerir handvirka vinnslu svara í Excel óþarfa.
Samþættingin við Power Platform gerir notendum Dynamics 365 kleift að geyma öll svör á þeim stað þar sem þau eru best nýtt, á sama stað og viðskiptamannagögnin.
En til að átta sig á þeim nýjungum sem boðið er upp á í Forms Pro er gott að bera saman þessi tvö tól.
Meðfærilegra útlit
Forms
Tilbúin þemu
Velja mynd fyrir bakgrunn
Velja mynd fyrir header
Forms Pro
Tilbúin þemu
Velja mynd fyrir bakgrunn
Velja mynd fyrir header
Sérsnið á header (leturgerð, stærð, feit- og skáletur)
Eins og sjá má hér fyrir ofan virðist munurinn vera sáralítill. En sérsnið á header breytir miklu fyrir útlit kannana. Að geta breytt útlitinu gefur kost á að láta útlit könnunar vera í samræmi við staðla fyrirtækis og aðilinn sem svarar gerir sér strax grein frá hverjum könnunin er send. Hér fyrir neðan er dæmi um muninn á header útliti Forms og Forms Pro.
Reglur sem stýra flæði
Önnur viðbót í Forms Pro eru reglur, eða „branching rules“. Með þeim er hægt að eiga við uppröðun spurninga út frá þeim svörum sem gefin eru í könnuninni. Í Forms er hægt að ákveða að ef svar í spurningu 1 er X, þá á að stökkva beint í spurningu 3. En allar spurningar eru sjáanlegar.
Með reglum í Forms Pro er hægt að fela spurningar og einungis sýna þær ef ákveðnum gildum hefur verið náð í fyrri spurningum. T.d. ef viðskiptavinur þarf að gefa einkunn fyrir þjónustu hjá fyrirtæki. Ef skorið er undir 3 verður önnur spurning sýnileg með athugasemdarglugga þar viðskiptavinur er beðinn um að skrifa niður af hverju skorið er svo lágt. Ef skorið er hærra en 3, verður spurningin með athugasemdarglugganum aldrei sýnileg í könnuninni. Þessar reglur leyfa notendum að hafa áhrif á flæðið og einfalda notkun svarenda.
Dreifing öll frá sama stað
Að senda könnun á viðtakendur hefur verið bætt mikið með tilkomu tengingar við Power Platform, þannig höfum við aðgang að Power Automate (Flow).
Forms
Hlekkur
Innfelling (embed) á heimasíðu
E-mail
QR Code
Forms Pro
Hlekkur
Innfelling (embed) á heimasíðu
E-mail
QR Code
Power Automate (Flow)
Í báðum tólum er hægt að fá hlekk og búa til kóðabút sem fellir könnunina inn í aðra heimasíðu. Munurinn á Forms og Forms Pro varðandi innfellinguna er sá að Forms Pro bíður upp á 3 möguleika. Að fella könnunina beint inn á heimasíðu, hafa hana sem takka neðst á síðunni (svipað og spjall gluggi) og sem pop-up.
Ef notandi velur að senda tölvupóst úr Forms opnast nýr gluggi í Outlook og pósturinn er sendur þaðan. Í Forms Pro er þetta gert beint úr tólinu. Þar hefur notandinn beinan aðgang að Outlook og CRM tengiliðum og markhópum. Tölvupósturinn getur nýtt persónulegar breytur úr active directory og CRM, svo sem nöfn og fyrirtæki. Með Forms Pro er einnig hægt að senda persónulegan hlekk á könnunina, þannig er hægt að sjá hver svaraði án þess að viðtakandi skrái sig inn. Forms Pro bíður einnig upp á hlekk sem leyfir viðtakanda að afskrá sig úr þeim lista sem hann var hluti af þegar könnunin var send út.
Tenging við Power Automate, eða Microsoft Flow eins og það hét fyrr í haust, leyfir notendum að búa til sjálfvirkni í kringum kannanir. Flæðið er hægt að skilgreina beint úr Forms Pro tólinu sem og tölvupóstinn sem á að senda út með könnuninni.
Það er gott að taka dæmi um hvernig Power Automate nýtist við dreifingu.
Jón Jónsson er viðskiptavinur Aðalnets ehf. og er að vinna heima þegar netið dettur út. Jón hringir í Aðalnet ehf. og útskýrir hvert vandamálið er. Þjónustuaðilinn sem svarar býr til verk í CRM og Jón Jónsson er settur sem tengiliður á það verk. Þegar nettenging Jóns hefur verið löguð skráir þjónustuaðilinn að verkið sé klárað.
Flæðið sem var sett upp fyrir þjónustukannanir hlerar öll verk í CRM og um leið og verkið hefur verið klárað, finnur flæðið netfang Jóns í CRM kerfinu og sendir út tölvupóstinn með þjónustukönnun sem var búin til í Forms Pro.
Þegar Jón hefur sent inn svör við þjónustukönnun tekur Power Automate síðan aftur við, hengir svörin á viðskiptamannaspjaldið í CRM og lætur viðskiptastjóra vita (með tölvupósti eða áminningu) ef grípa þarf inn, t.d. ef ákveðin svör voru neikvæð.
Greining svara
Að greina svör er orðið töluvert þægilegra fyrir notendur. Það er hægt að gera beint inni í Forms Pro tólinu, innan úr CRM, Excel eða með Power BI.
Forms
Sýnir nýjustu svörin
Athugasemdablokk
Hægt að færa yfir í Excel
Forms Pro
Finnur algengustu frasana
Býr til orðaský, finnur jákvæð/neikvæð orð
Hægt að færa yfir í Excel
Gagnvirkt yfirlit svara
Vélanám (machine learning)
Forms Pro sýnir öll svör sem hefur verið skilað inn, ekki bara nýjustu svörin eins og í Forms. Gagnvirknin í Forms Pro leyfir notanda að klikka á ákveðin svör og svör úr hinum spurningum eru síuð út frá því svari sem var valið. Dæmi: Þeir sem svöruðu X í spurningu 1, svöruðu svona í spurningu 2. Vélanámið sýnir síðan fylgni á milli spurninga beint inni í Forms Pro. Dæmi: Þeir sem svöruðu X í spurningu 3, 71% þeirra svöruðu Y í spurningu 4. Power BI bíður síðan upp á stuðning við skýrslugerð, þar sem gögnin eru geymd í töflum Dynamics 365 og geta verið aðgengileg beint þaðan og jafnvel útfrá viðskiptavinum ef svörin er persónugreinanleg.
Leyfismál
Microsoft Forms Pro kemur með Sales Enterprise og Customer Enterprise leyfum fyrir Dynamics 365 og inniheldur 2.000 svör á mánuði en hægt er að kaupa viðbótarpakka (2.000 svör) fyrir ca 100 USD á mánuði.
Fyrir fyrirtæki sem eiga Office 365 leyfi, eru engin svör innifalin en hægt er að gefa Office 365 notendum aðgang að Forms Pro án kostnaðar. Hægt er að kaupa pakka með 2.000 svörum fyrir ca 100 USD á mánuði.
Ekki þarf nein sérstök leyfi fyrir starfsmenn eða viðskiptavini fyrir þáttöku í könnunum.
arango hefur sérhæft sig í Microsoft Dynamics 365 og Power Platform lausnum og þar með talið Forms Pro og Power Automate (Flow).
Frekari upplýsingar veita ráðgjafar arango. Sendu okkur línu á arango@arango.is