Birta lífeyrissjóður - Betri yfirsýn og skilvirkari þjónusta

Birta lífeyrissjóður hefur á undanförnum árum unnið markvisst að stafrænni þróun þjónustu og vinnuferla í samstarfi við Arango. Með þjónustukerfi sem byggir á Microsoft Dynamics 365, Power Platform og sérlausnum Arango hefur sjóðurinn sameinað þjónustu, samskipti, umsóknir, skjöl og mikilvæga eftirlitsferla í eitt heildstætt stafrænt umhverfi.

Einn af stærstu lífeyrissjóðum landsins

Birta lífeyrissjóður er fjórði stærsti lífeyrissjóður landsins miðað við hreina eign til greiðslu lífeyris. Sjóðurinn þjónustar fjölbreyttan hóp sjóðfélaga, launagreiðenda og annarra hagaðila og leggur áherslu á örugga, skilvirka og góða þjónustu.

Með auknum kröfum um stafræna þjónustu, rekjanleika og aðgengi að upplýsingum varð mikilvægt að byggja upp nútímalegt upplýsingakerfi sem gæti stutt við starfsemi sjóðsins til framtíðar.

Þörf fyrir betri yfirsýn og nútímalegra umhverfi

Upplýsingar um viðskiptavini og hagaðila voru dreifðar á milli kerfa og erfitt gat verið fyrir starfsfólk að fá heildstæða yfirsýn yfir samskipti, mál og skjöl á einum stað. Sérstakt þjónustukerfi var ekki til staðar og einnig vantaði heildstæðar stafrænar lausnir fyrir meðal annars erindi og fyrirspurnir sjóðfélaga, umsóknir, samninga, áreiðanleikakannanir og áhættumat viðskiptavina.

Markmiðið var því að skapa einfaldara og skilvirkara vinnuumhverfi fyrir starfsfólk til að veita hraðari og betri þjónustu.

Stafræn vegferð frá þjónustu til bakvinnslu

Birta og Arango hófu stafræna vegferð þar sem farið var yfir alla helstu snertifleti við sjóðfélaga, launagreiðendur og aðra hagaðila frá fyrstu samskiptum og þjónustu yfir í bakvinnslu og afgreiðslu mála.

Arango kom að hönnun, ráðgjöf og innleiðingu á lausn fyrir þjónustu við sjóðfélaga. Lausnin tekur á móti umsóknum og samningum og lausn við úrvinnslu umsókna. Samhliða var lögð áhersla á að stafrænvæða ferla sem áður kröfðust meiri handvirkrar vinnu, meðal annars með rafrænum aðgerðum, undirritunum, innsigli og rafrænum þinglýsingum

Markmiðið var að starfsmenn gætu unnið í einu samræmdu umhverfi þar sem upplýsingar væru aðgengilegar þegar þeirra væri þörf fyrir rétta aðila og ferlar hefðu skýra stöðu og rekjanleika.

Öll þjónusta og ferlar á einum stað

Lausnin byggir á Microsoft Dynamics 365 og Power Platform og nýtir jafnframt samþættingu við Microsoft 365 umhverfi Birtu.

Dynamics 365 myndar grunn að miðlægu CRM- og þjónustukerfi þar sem starfsfólk fær heildstæða sýn á sjóðfélaga, launagreiðendur, og aðra hagaðila ásamt heildaryfirsýn yfir stöðu mála hjá sínu teymi sem tryggir að engir boltar detta niður.

Sérlausnir Arango tengja síðan saman mismunandi ferla starfseminnar og gera Birtu meðal annars kleift að halda utan um:

• þjónustu og samskipti við sjóðfélaga og launagreiðendur

• mál, erindi og verkefni

• umsóknarferli

• samninga

• rafrænar undirritanir, innsigli og þinglýsingar

• skjöl og skjalavinnslu

• áreiðanleikakannanir

• áhættumat viðskiptavina

Með því að hafa þessa ferla í einu sameiginlegu tækniumhverfi verða upplýsingar aðgengilegri, tvíverknaður minnkar og starfsfólk fær betri yfirsýn yfir stöðu mála.

„Við hjá Birtu erum ákaflega ánægð með samstarfið við Arango. Við hófum með þeim stafræna vegferð þar sem við skoðuðum allt ferlið, frá snertiflötum viðskiptavina yfir í bakvinnslu, og einfölduðum og bættum vinnuumhverfi starfsmanna með stafrænum lausnum. Ferlar sem snúa að hagaðilum sjóðsins; þjónusta, samskipti, samningar, rafrænar undirritanir, áreiðanleikakannanir og áhættumat eru nú í einu og sama kerfinu ásamt, umsóknum og skjalavinnslu.

Kerfin gefa okkur heildstæða sýn yfir stöðu mála, framvindu, samskipti við viðskiptavini og hagaðila á einum stað. Það einfaldar vinnu starfsfólks og gerir okkur kleift að veita enn betri þjónustu.“

Ólafur Sigurðsson, framkvæmdastjóri Birtu lífeyrissjóðs

Betri yfirsýn og skilvirkari vinnuferlar

Með nýju lausnunum hefur Birta byggt upp sameiginlegan stafrænan grunn fyrir fjölmarga lykilferla starfseminnar.

Starfsfólk hefur nú betri yfirsýn yfir samskipti og stöðu mála. Stafrænir verkferlar draga úr handvirkri vinnu og skapa aukinn rekjanleika, á sama tíma og miðlæg upplýsingagjöf styður við hraðari og markvissari þjónustu.

Samnýting Microsoft 365, Dynamics 365 og Power Platform gerir Birtu jafnframt kleift að þróa nýja ferla áfram innan sama tækniumhverfis í stað þess að byggja upp mörg aðskilin sérkerfi.

Það skapar einfaldara rekstrarumhverfi, getur lækkað heildarrekstrarkostnað upplýsingakerfa og myndar sterkan grunn fyrir áframhaldandi stafræna þróun sjóðsins.

Lausnir sem geta nýst fjármálafyrirtækjum víðar

Arango kom að verkefninu með víðtæka reynslu og sérþekkingu af stafrænum lausnum fyrir fjármálafyrirtæki og lífeyrissjóði. Sú þekking, ásamt stöðluðum lausnum Arango fyrir fjármálageirann, nýttist vel við að móta lausnir að þörfum og starfsemi Birtu.

„Við hjá Arango erum mjög ánægð með samstarfið við Birtu. Við höfum byggt upp víðtæka þekkingu og reynslu af verkefnum fyrir lífeyrissjóði og önnur fjármálafyrirtæki og sú þekking nýttist vel í verkefninu. Á undanförnum árum höfum við þróað staðlaðar lausnir fyrir fjármálageirann sem byggja á Microsoft Dynamics 365 og Power Platform. Þær ná meðal annars yfir þjónustu og samskipti, umsóknir, samninga, skjalaferla, rafrænar undirritanir, áreiðanleikakannanir og áhættumat.

Með því að byggja á tilbúnum lausnum og fyrirliggjandi þekkingu getum við hraðað innleiðingu, dregið úr sérsmíði og aðlagað lausnirnar að þörfum hvers fyrirtækis. Verkefnið með Birtu er gott dæmi um hvernig þessi nálgun getur nýst til að einfalda vinnuferla, bæta yfirsýn og styðja við áframhaldandi stafræna þróun.“

Guðjón Karl Þórisson, sölu- og markaðsstjóri Arango