Öryggismiðstöð Íslands er framsækið þjónustufyrirtæki sem býður upp á fjölbreyttar lausnir og þjónustu í öryggis- og velferðartækni, fyrir einstaklinga og fyrirtæki. Fyrirtækið nýtir í starfsemi sinni viðskiptalausnir Microsoft Dynamics 365 ásamt hugbúnaðarlausnum frá Arango með tengingum við vefþjónustu Dokobit til rafrænna undirritana.
Öryggismiðstöðin hefur bætt skilvirkni í sölu og þjónustustarfi hjá sér með því að stafrænivæða skjalagerð í söluferlinu. Allt frá því að tilboð er útbúið í viðskiptamannakerfi þar til samningur hefur verið undirritaður rafrænt af viðskiptavini og vistaður í skjalakerfi fyrirtækisins.
Lausnin
Öll tilboðsgerð hjá Öryggismiðstöðinni er unnin í viðskiptamannakerfi fyrirtækisins sem byggir Microsoft Dynamics 365 og Power Platform lausnum frá Arango. Stofnun á sölutækifæri er upphaf tilboðsgerðar í kerfinu sem tryggir að yfirsýn er góð og einfalt að fylgjast með stöðu einstakra mála. Útsend tilboð eru byggð sniðmátum og gögnum í kerfinu sem tryggir að útlit og upplýsingar eru alltaf eins til viðskiptavina. Tilboð vistast sjálfkrafa á tímalínu sölutækifæris og sendast sem tölvupóstur beint úr kerfinu. Þegar viðskiptavinur samþykkir tilboð er samningur útbúinn á sambærilegan hátt og tilboð og sendur á viðskiptavin með ósk um rafræna undirritun. Sölutækifærið er uppfært um að samningur hafi verið sendur og þegar undirritun er lokið skilar undirritað skjal sér sjálvirkt inná sölutækifærið og ábyrgðaraðili sölutækifæris látinn vita.
“Lausnir Arango og Dokobit fyrir sjálfvirka skjalagerð og rafræna undirritun söluskjala hafa bætt skilvirkni í sölu- og þjónustu meðal starfsmanna og stuðlað að betri þjónustuupplifun viðskiptavina” Auður Lilja Davíðsdóttir, framkvæmdastjóri sölu og ráðgjafar hjá Öryggismiðstöð Íslands.
Ávinningur
Ferlið við gerð tilboða og samninga er hannað með það fyrir augum að fækka handtökum starfsmanna. Allt frá því að skjal er útbúið byggt á gögnum í kerfinu og það sent til viðskiptavinar í tölvupósti til yfirlestrar eða til rafrænnar undirritunar aðila og tekið á móti því í viðskiptamannakerfinu að loknu ferlinu. Viðskiptamannakerfið og undirritunarþjónusta Dokobit er að fullu samþætt þannig að starfsmaður vinnur aðeins í einu kerfi sem eykur bæði skilvirkni og yfirýn. Helsti ávinningur:
Gæði gagna
Lágmörkun á innslætti
Skýrt ferli sem allir vinna eftir
Yfirsýn, eftirfylgni og rekjanleiki á stöðu allra tilboða og samninga í vinnslu
Samræmt útlit á öllum tilboðum og samningum
Bætt þjónustuupplifun viðskiptavina
“Með því að sjálfvirknivæða skjalaferli í sölu og þjónustu eykst skilvirkni starfsmanna og yfirsýn á öllum stigum ferilsins allt frá stofnun skjals til undirritunar viðskiptavinar. Villuhætta er minni með lágmörkun innsláttar á gögnum auk þess sem verkferli eru samræmd og fullkominn rekjanleiki er á stöðu allra tilboða og samninga í kerfinu. Allt er þetta hluti af því að veita betri þjónustu til okkar viðskiptavina, þekkja þá betur og bæta þeirra upplifun af því að eiga þjónustu við fyrirtækið “ Segir Auður
