Services

Arango AML nýtir viðskiptamannaupplýsingar í kerfinu til að útbúa og senda út áreiðanleikakannanir. Lausnin einfaldar og styður við ferlið í kringum gagnaöflun og framkvæmd áhættumats.

Lausnin nýtir rafræna auðkenningu og undirritun auk þess að lesa sjálfvirkt inn gildandi skráningu til sannreynslu gagna. Yfirsýn og rekjanleiki á ferlinu auk þess að einfalt er að fylgja eftir endur og heldur utan um stöðu og dagsetningu undirritunar þannig að hægt sé að taka út tölfræði um undirritaðar áreiðanleikakannanir og aldur þeirra.

Handbókin

Efnisyfirlit

  • Inngangur og lýsing á AML lausn Arango með rafrænum undirritunum

  • Opna Arango AML í fyrsta skipti

  • Stofna viðskiptavini í kerfinu

  • Senda út áreiðanleikakönnun

  • Rafræn undirritun

  • Algengar spurningar

Hello

Arango býður skýjalausn til að framkvæma áreiðanleikakannanir með auðkenningu og rafrænum undirritunum ásamt hýsingu og rekstri. Lausnin er uppsett miðað við þarfir bókhaldsstofa og endurskoðenda
 

  • Lausnin heldur utan um fyrirtæki, einstaklinga og tengiliði fyrirtækja og skjöl sem verða sjálfvirkt til í áreiðanleikakönnunum. Einnig getur notandi vistað önnur skjöl tengt viðskiptamanni eða áreiðanleikakönnun

  • Lausnin getur sent tölvupóst og boð um að svara áreiðanleikakönnun á marga viðskiptavini í einu​ og haldið utan um hvenær viðskiptavinir hafa svarað og undirritað áreiðanleikakannanir síðast. Þannig er hægt að taka út lista yfir þá sem eiga eftir að svara hverju sinni

  • Lausnin heldur utan um allar áreiðanleikakannanir sem gerðar hafa verið fyrir hvern viðskiptavin​

  • Mismunandi spurningar/áreiðanleikakannanir fyrir einstaklinga og lögaðila​

  • Mögulegt að senda önnur skjöl til rafrænnar undirritunar frá viðskiptamannaspjaldi svo sem umboð, samninga, trúnaðaryfirlýsingar og eru skjöl vistuð í kerfinu​

  • Hægt er að senda skjöl til rafrænnar undirritunar með tölvupósti eða SMS​

  • Lausnin getur sjálfvirkt lesið inn gildandi skráningu auk raunverulegra eigenda frá Keldunni/Credit Info fyrir áreiðanleikakannanir - krefst áskriftar

  • Lausnin getur haldið utan um upplýsingar tengdar stjórnmálalegum tengslum aðila og aðgerðir tengdar aukinni áreiðanleikakönnun

  • Rekjanleiki og aðgerðir eru vistaðar í breytingasögu ​

  • Allar áreiðanleikakannanir og gögn um rafrænar undirritanir og uppflettingar fyrir gildandi skráningu eru aðgengileg í lausninni​

  • Sniðmát og leiðbeiningar til að lesa inn viðskiptamenn í upphafi​

  • Lausnin sýnir grafíska framsetningu yfir fjölda kannana​

  • Rafræn undirritun á svörum við áreiðanleikakönnun kemur í stað framvísunar/afritunar á skilríkjum​

  • Lausnin er aðgengileg í gegnum vafra og er enginn hugbúnaður settur upp á tölvum notenda

Picture1.jpg

Hvernig styður AML lausn Arango við aðgerðarþætti?

Áreiðanleikakönnun

  • Rafræn og rekjanleg

  • Rafænt undirrituð = framvísun persónuskilríkja

 

Áhættumat á samningssamböndum og einstökum viðskiptum

  • Byggt á svörum áreiðanleikakönnunar

  • Raunverulegum eigendum

  • Stjórnmálalegum tengslum

  • Umfangi viðskipta

 

Reglubundið eftirlit

  • Skýrslur og listar

  • Möguleiki á sjálfvirkni við endurnýjun á áhættuflokkun

Opna Arango AML í fyrsta skipti

Þegar öllum upplýsingum hefur verið skilað inn og uppsetning er tilbúin er sendur út hlekkur sem er slóðin á Arango AML. Hlekkurinn er stutt nafn sem vísar í nafn fyrirtækis og endar á crm4.dynamics.com. Dæmi: arangoaml.crm4.dynamics.com.

Hlekkur er opnaður og viðkomandi skráir sig inn í gegnum sinn Microsoft reikning.

Að innskráningu lokinni er allt klárt til skráning á viðskiptavinum og framkvæmd áreiðanleikakannana

Picture1.png

Stofna viðskiptavin í kerfinu

Til þess að hægt sé að senda út áreiðanleikakönnun á einstakling eða fyrirtæki eru þrír hlutir sem verða að vera til staðar inni á viðskiptamanni eða fyrirtæki. Það er: nafn, kennitala og netfang

Í flestum tilfellum er búið að lesa inn viðskiptavini með ofangreindum upplýsingum en gott að hafa þetta í huga þegar að nýir einstaklingar eða lögaðilar eru stofnaðir

Þegar ný fyrirtæki eru stofnuð er farið inn í Fyrirtæki og valið "New"

Þegar það hefur verið valið birtist skjámyndin hér að neðan, undirstrikaða dálka þarf að fylla inn til þess að hægt sé að senda út áreiðanleikakönnun. Og svo er síðan vistað „Save“.

Senda út áreiðanleikakönnun

Til þess að hægt sé að senda út áreiðanleikakönnun á einstakling eða fyrirtæki eru þrír hlutir sem verða að vera til staðar inni á viðskiptamanni eða fyrirtæki. Það er: nafn, kennitala og netfang

Í flestum tilfellum er búið að lesa inn viðskiptavini með ofangreindum upplýsingum en gott að hafa þetta í huga þegar að nýir einstaklingar eða lögaðilar eru stofnaðir

Þegar smellt er á "home"birtist skjámyndin hér til hliðar.


Hægt er að velja hvort farið sé inn á fyrirtæki eða einstaklinga til að byrja að senda út áreiðanleikakannanir.


Hægt er að velja eitt fyrirtæki eða fleiri til að senda könnun. Ef það á að senda á mörg fyrirtæki úr lista þá er hakað við hringinn efst svo að öll fyrirtæki verða blámerkt.

Þá er smellt á „Senda AML“. Sjá mynd: 


Þegar könnun hefur verið send er hægt að fara bæði inn á fyrirtækið eða inn á flipann „Áreiðanleikakannanir“ til þess sjá stöðu könnunar. Þegar hún sendist þá er staðan „Sent“ Sjá mynd:

Þegar að könnun hefur verið svarað þá breytist staðan í „Svarað“ og svo við undirritun í „Undirritað“.  



 

Picture5.png
Picture6.png

Vinna úr áreiðanleikakönnun

Þegar að svaraðili hefur svarað eru svörin aðgengileg inni í bæði Áreiðanleikakönnun og inni á fyrirtækinu/einstaklingnum. Sjá mynd:

Undir Áreiðanleikakannanir er tvísmellt á línu fyrirtækis/einstaklings og eftirfarandi mynd birtist:  

Í þessu viðmóti birtast öll svör svo að tilkynningaskyldir aðilar geta skoðað og borið saman upplýsingar. Fyrsti glugginn eru almennar upplýsingar um fyrirtækið, stöðu könnunar og svör en þar er einnig í boði að skoða flipana: 

- Gagnaöflun 
- Aukin áreiðanleikakönnun 
- Samskipti og skjöl 
- Rafrænar undirritanir 


 

Gagnaöflun

Arango AML býður upp á tengingar við þriðja aðila við öflun gagna úr hluthafa og fyrirtækjaskrá.  

Meðal þjónustuaðila eru: 

 - Credit Info

 - Keldan

Undir gagnaöflun er möguleiki að vera með tengingu við vefþjónustu Keldunnar eða Credit Info. Sé hún til staðar birtist eftirfarandi:  

Fyrirtækjaupplýsingar. Birtar upplýsingar sóttar í Hlutafélagaskrá RSK. 

Aðilar sem hafa hlutverk innan félagsins, svo sem framkvæmdastjóri, stjórnarformaður o.s.frv. 

Stjórnmálaleg tengsl eru svo til hliðar til að halda utan um þá gagnaöflun. 

Fyrirtækjaupplýsingar:
Fyrirtækjaupplýsingar eru mynd með upplýsingum sem hægt er að nota til að fara yfir/sannreyna upplýsingar sem svaraðili hefur fyllt inn:  



Aðilar: 
Upplýsingar undir „Aðilar“ birtir alla þá sem hafa hlutverk í fyrirtækinu samkvæmt Hlutafélagaskrá RSK. Hlutafélagaskrá inniheldur ekki netföng svo það er mikilvægt að þessar upplýsingar séu rétt innfylltar af svaraðila. 


Stjórnmálaleg tengsl:
Ef svaraðili hefur svarað játandi við spurningunni um stjórnmálaleg tengsl eða að tilkynningarskyldur aðili hefur grun um stjórnmálaleg tengsl þá býður þessi gluggi upp á að halda utan um upplýsingar tengdar því að sannreyna pólitísk tengsl. Hér er skráð hvers eðlis tengslin eru og hvernig/hvar þau voru sannreynd. 


 

Aukin áreiðanleikakönnun

Ef einhver svör og/eða aðrar ástæður liggja fyrir því að framkvæma aukna áreiðanleikakönnun er svæði í boði til þess að halda utan um þær upplýsingar sem er safnað. Þessar upplýsingar miðast við verklagsreglur/ferla hjá hverju fyrirtæki. Inni á svæðinu er í boði að skrifa ástæðu fyrir aukinni áreiðanleikakönnun og athugasemdum. Sjá mynd: 





 

Samskipti og skjöl

Undir samskipti og skjöl birtast öll skjöl tengd áreiðanleikakönnun. Bæði upprunalegt skjal og undirskriftir.
Sjá mynd: 





 

Rafræn undirritun

Arango AML tengist þjónustu Dokobit til að undirrita skjöl rafrænr.

Þegar könnun hefur verið svarað fá undirritunaraðilar tölvupóst frá Dokobit um að undirrita skjalið.

 

Undirritunarferlið er þrjú skref sem má sjá hér að neðan: 



Tölvupóstur kemur: 
Þegar undirritunaraðila berst tölvupóstur frá Dokobit birtist eftirfarandi skjámynd: 





Auðkenning með rafrænum skilríkjum: 
Skjal birtist og valið er um rafræna auðkenningu. Í myndinni að neðan er undirritað með rafrænum skilríkjum í síma





Undirritun: 
Þá er slegið inn símanúmer og valið undirrita sem kemur af stað auðkenningu í síma







Senda áreiðanleikakönnun á aðra aðila til undirritunar:

Ef senda þarf áreiðanleikakönnun á aðra aðila til undirritunar (til dæmis ef breytingar verða á stjórn) er í boði að fara inn á flipann Rafræn undirritun. Þar er valið skjal til að undirrita og tengiliður valinn sem á að skrifa undir.
Sjá mynd:




Allar áreiðanleikakannanir sem hafa verið svaraðar vistast sjálfkrafa á Tímalínu og eru þar af leiðandi alltaf valmöguleiki undir Rafrænum undirritunum. Einnig er hægt að senda skjal til undirritunar af beint af fyrirtæki/einstaklingsspjaldi og eftirfarandi mynd birtist:   



Þar er hægt að smella á bréfaklemmuna til að hengja inn pdf. skjal og svo ýtt á „Add note“ og þá verða skjöl aðgengileg í undir flipanum Rafrænar undirritanir. 

Þegar skjal er undirritað rafrænt er hægt að velja marga undirritunaraðila, það er gert með því að fylla inn rauðmerktu reitina sem eru sýndir í myndinni hér að neðan. Ath! Mikilvægt er að vista breytingar til þess að undirritunar aðilar birtist: 
























 

Algengar spurningar

Tölvupóstur kemur: 
Orðskýringar á þeim hugtökum sem notast er við í áreiðanleikakönnunum og reglugerð um varnir gegn peningaþvætti: 

Hlekkir fyrir frekari upplýsingar: 
Reglubundið eftirlit | Fjármálaeftirlitið 

Tilkynningarskyldir aðilar sem heyra undir eftirlit ríkisskattstjóra